Как объединить контакты и дубли в amoCRM

Дубли контактов и сделок в amoCRM появляются, например, когда сотрудник без права просмотра создаёт контакт, клиент оставляет повторную заявку или в базу загружают файл.

1. Сотрудник не видит существующий контакт. Автоматическая проверка при создании контакта или компании сравнивает новую карточку только с доступными ему записями и создаёт новую, если существующей не видит.
2. Клиент оставляет повторную заявку. Для таких заявок в amoCRM есть «Контроль дублей».
3. В базу загружают файл. Даже небольшие различия в данных приводят к созданию новых записей.

В amoCRM контакты и компании объединяют из списка. Нужно отметить карточки и нажать «Объединить». Специального инструмента для поиска пар среди контактов справка не описывает, поэтому дубли можно искать самостоятельно через общий поиск и фильтр в списке «Контакты».

1. Откройте список контактов или компаний
2. Отметьте карточки, до пяти за раз
3. Нажмите «Объединить»
4. Выберите данные для итоговой карточки
5. Сохраните результат

При объединении:

• Совпадающие значения полей остаются без выбора
• Различающиеся значения вы выбираете вручную
• Множественные поля, например несколько телефонов, объединяются
• Сделки из объединяемых карточек сохраняются
• Данные попадают в одну из существующих карточек, новая не создаётся
• Лишние карточки удаляются

Контакт нельзя объединить с компанией. Если объединили лишнее, карточки можно восстановить из корзины в течение 30 дней после объединения. Восстановление удалённых контактов и компаний доступно только администратору.

В amoCRM дубли сделок находит «Поиск дублей». Он показывает пары, а вы объединяете их кнопкой. Для работы нужны браузерная версия amoCRM и полные права, то есть права на просмотр, правку и удаление.

1. Откройте раздел «Сделки»
2. Нажмите «Ещё» (три точки) в правом верхнем углу
3. Выберите «Поиск дублей»

Поиск идёт по контактам, у которых совпадают email или номера телефонов. Дублями считаются сделки, связанные с такими контактами. Заведомо некорректные номера вроде 7999000000, адреса вида noreply и номера из базы публичных контактов не учитываются.

Для каждой найденной пары доступны два действия.

• «Объединить» сводит сделки в одну
• «Не дубль» помечает пару как не дубль. Такая пара исключается из дальнейших проверок и больше не показывается

При объединении сохраняются все задачи, переписка и чаты, примечания и звонки. Вся история остаётся в одной карточке. Если объединение было ошибочным, в сделке появляется примечание с кнопкой «Отменить». Она работает, только если включены события объединения и после объединения произошло не больше пяти событий.

Если нужной пары в списке нет, возможно, email или телефоны в карточках не совпадают или считаются некорректными. Тогда объедините сделки вручную через список.

Контроль дублей автоматически находит повторные заявки и работает по правилам, которые вы задаёте. Доступность функции по тарифу справка не указывает. Если тумблера в настройках воронки нет, уточните тариф в поддержке amoCRM или используйте виджет, который останавливает дубль до создания карточки.

1. Откройте раздел «Сделки» и перейдите в «Настройки воронки»
2. Включите тумблер «Контроль дублей»
3. Откройте настройки правил

Заявки сравниваются по этим признакам.

• Email и телефон
• Дополнительные текстовые и числовые поля
• Пиксель, который отслеживает действия клиента на сайте
• BIG DATA, анализ данных с использованием алгоритмов

В правилах выберите воронки и этапы, которые участвуют в проверке. Отдельно задайте поведение при конфликте данных. Можно обновить существующую сделку или оставить текущие данные. Условия такие:

• Если найдено до трёх дублей, доступны варианты «обновить все сделки», «обновить самую новую» или «создать новую сделку»
• Если дублей больше трёх, объединение не выполняется
• Объединение возможно, если одна из заявок находится в «Неразобранном»
• После объединения можно автоматически поставить задачу

Чтобы импорт обновил существующие записи, а не создал новые:

1. Включите опцию «Разрешить обновлять старые данные»
2. Добавьте в файл ID карточек

ID виден под названием карточки и в столбце «ID» при экспорте.

Если дубли появились, их можно найти по метке. После импорта amoCRM создаёт тег с датой и временем загрузки. Найдите объекты с этим тегом и удалите их массово. Как удалять сделки пачкой и как их вернуть, описано в статье Как закрыть, удалить и восстановить сделку в amoCRM.

Ни одно из штатных средств не проверяет всю базу постоянно и без участия сотрудника. Границы каждого указаны в таблице.

Штатных средств обычно хватает, пока дубли появляются редко, а пары разбирает один ответственный. Если после импорта накопились сотни повторов, ручная работа займёт много времени. Виджет стоит искать, если выполняется хотя бы одно условие.

1. Проверка должна идти постоянно, без участия сотрудника
2. Дубль нужно остановить до создания карточки
3. Сотрудники с ограниченными правами создают карточки, и штатная проверка их не видит
4. Нужно искать дубли среди уже существующих компаний или по полям, которых нет в штатных правилах
5. Нужно объединять больше пяти карточек за раз

Для примера три виджета из подборки. Условия и актуальную цену смотрите на карточке.

Если вы ищете бесплатный антидубль, обратите внимание на карточки с нулевой ценой. Это виджеты Автосклейка дублей контактов и компаний и ZiNCH.tech vs ДУБЛИ.

Остальные виджеты и сравнение по цене есть в подборке Поиск и объединение дублей в amoCRM.