Как настроить amoCRM, первые шаги и возможности

amoCRM объединяет воронку продаж, карточки клиентов, почту и чаты, телефонию, автоматизацию Digital Pipeline и аналитику в одном аккаунте. Какая возможность за что отвечает и где включается, показано в таблице.

Часть возможностей зависит от тарифа. Обязательные поля на этапах воронки и Digital Pipeline начинаются с тарифа «Расширенный». Состав тарифов и лимиты смотрите на странице Лицензии и тарифы amoCRM.

Настройку обычно делает администратор, у него есть права на настройку аккаунта. Имеет смысл заглянуть в «Настройки» → «Общие настройки», там задаются дополнительные параметры аккаунта, например валюта сделок. Затем идут шесть шагов, и у каждого есть причина стоять на своём месте.

1. Воронка. Этапы нужны сделкам, импорту и автоматизации.
2. Поля карточки. В них менеджеры вносят данные по клиенту и сделке.
3. Пользователи и права. Сотрудники становятся ответственными по сделкам, а права определяют, что они видят.
4. Каналы заявок. Почта, чаты, форма и телефония присылают обращения в «Неразобранное», откуда менеджеры берут их в работу.
5. Импорт клиентов. Базу удобно загружать, когда этапы, поля и пользователи уже есть.
6. Автоматизация. Сценарии Digital Pipeline срабатывают на переходах между этапами и используют поля и подключённые каналы.

В справке amoCRM рекомендуют добавить сотрудников уже на этапе настройки, чтобы проверить права, работу с заявками и аналитику.

При создании аккаунта amoCRM автоматически создаёт стандартную воронку с базовыми этапами. Её можно изменить полностью.

1. Откройте раздел «Сделки» и нажмите «Настроить» в правом верхнем углу.
2. Чтобы добавить этап, нажмите «+». Чтобы изменить, кликните по нему и поправьте название или цвет.
3. Чтобы переместить этап, перетащите его мышью. Чтобы удалить, перетащите в корзину в правом нижнем углу.
4. Если направлений бизнеса несколько, нажмите на название воронки в левом верхнем углу и создайте новую.

Этапы «Успешно реализовано» и «Закрыто и не реализовано» удалить нельзя, но можно переименовать.

В справке рекомендуют начинать только с самых нужных стадий и добавлять новые по мере необходимости. Для начала может хватить, например, этапов «Новая заявка», «Переговоры», «Счёт» и «Оплата». Так проще читать статистику, ведь по каждому этапу amoCRM считает конверсию и среднее время нахождения сделки.

Пример воронки разобран в статье Воронка продаж в amoCRM.

Карточка сделки хранит данные по сделке, клиенту и истории общения. Стандартных полей часто мало, поэтому добавьте свои. Для отдела продаж полезны, например, «Источник заявки» и «Причина отказа» в виде списков и «Дата следующего контакта» в виде даты.

1. Откройте карточку сделки и нажмите «Настроить».
2. Выберите «Добавить поле».
3. Укажите название и тип поля.
4. Сохраните изменения.

Доступны такие типы полей:

• Список, один вариант из нескольких
• Мультисписок, несколько вариантов
• Текст, короткий
• Текстовая область, для длинного текста
• Число
• Дата
• Флаг, «да» или «нет»
• День рождения, он умеет создавать задачи автоматически

Поля контактов и компаний добавляются в разделах «Поля контактов» и «Поля компаний». Чтобы сгруппировать поля, нажмите «+» рядом с вкладкой «Файлы» и создайте группу.

Любое поле можно сделать обязательным на выбранных этапах воронки (с тарифа «Расширенный»). Изменения в карточке и полях сохраняются автоматически.

Права в amoCRM определяют, какие сделки, контакты и задачи сотрудник видит и меняет. Добавляйте пользователей после воронки и полей, тогда доступ можно сразу проверить на готовой структуре.

1. Откройте «Настройки» → «Пользователи» и нажмите «+ Добавить пользователя».
2. Укажите email сотрудника и задайте пароль.
3. Сохраните. Сотрудник получит приглашение на почту.

Если в компании несколько отделов, объедините пользователей в группы. Нажмите «Ещё», выберите «Настройка групп» и создайте группу с названием. Группы ограничивают доступ к данным и помогают распределять сделки между командами.

Права настраиваются в карточке пользователя отдельно для просмотра, создания, редактирования, удаления и экспорта данных. У каждого права есть уровень доступа.

Отдельно выдаются права на «Неразобранное», почту и списки. Права действуют во всех разделах, включая мобильное приложение и аналитику.

У администратора больше возможностей. Он может:

• Добавлять и удалять пользователей
• Настраивать аккаунт
• Подключать интеграции
• Видеть все корпоративные почтовые ящики

Чтобы временно закрыть доступ, снимите отметку «Активность» в карточке пользователя. Чтобы удалить совсем, выберите пользователя и нажмите «Удалить». Если встроенных прав не хватает, например нужно скрыть поле от части менеджеров, посмотрите подборку Права доступа в amoCRM.

Заявки попадают в amoCRM через форму на сайте, почту, чаты мессенджеров и телефонию. Каждый канал подключается отдельно, а входящие обращения собираются в разделе «Неразобранное», откуда менеджеры берут их в работу.

Для почты выберите тип ящика. В персональном ящике письма видит только владелец, в корпоративном переписка доступна сотрудникам. Для Яндекса, Mail.ru и Gmail дополнительных настроек не нужно. Для остальных сервисов укажите IMAP- и SMTP-серверы и порты, их даёт почтовый провайдер.

Шаблоны писем создаёт только администратор. Они ускоряют переписку и подставляют, например, имя контакта, имя пользователя, телефон и другие поля.

Телефония подключается через амоМаркет. Выберите виджет провайдера и следуйте его инструкции. Как звонить после подключения, описано в статье Как звонить из amoCRM.

Когда воронка, поля и пользователи готовы, загрузите существующую базу. Импорт доступен в разделах «Сделки», «Контакты», «Компании», «Покупатели» и «Списки».

1. Откройте нужный раздел и нажмите на три точки рядом с кнопкой настроек.
2. Выберите импорт и загрузите файл в формате CSV. Шаблон для заполнения скачивается в окне импорта. Таблицу из Excel сохраните в CSV заранее.
3. Проверьте разделитель. amoCRM сама определяет запятую, точку с запятой или табуляцию, а при ошибке все данные окажутся в одном столбце.
4. Сопоставьте столбцы с полями. Часть распознаётся автоматически, остальные выбираются вручную, новые поля можно создать прямо в процессе.

Перед загрузкой проверьте в файле сделки:

• Название заполнено, оно обязательно
• Бюджет указан целым числом без копеек
• Имя ответственного совпадает с пользователем в системе
• Название этапа написано с тем же регистром, что в воронке, иначе сделка попадёт на первый этап

Все импортированные записи получают системный тег вида «импорт_дата_время», его отключить нельзя.

Digital Pipeline, или цифровая воронка, выполняет действия по сделкам без участия менеджера в зависимости от этапа и условий. Настройка доступна на тарифе «Расширенный» и выше.

Чтобы открыть сценарии, зайдите в «Сделки», нажмите «Настроить» и выберите воронку. Для каждого этапа можно задать такие действия:

• Создать задачу
• Создать сделку или покупателя
• Отправить письмо
• Запустить Salesbot
• Сменить этап сделки
• Добавить теги
• Отправить вебхук, то есть передать данные во внешнюю систему

Действие можно ограничить условиями по тегам, ответственному, бюджету сделки или пользовательским полям. Запускается оно при переходе между этапами, при создании сделки, при входящем письме, звонке или сообщении, а также через заданное время или регулярно.

Для первого сценария выберите ячейку под нужным этапом, действие «Создать задачу» и условие «при переходе в этап». Затем укажите срок и ответственного. Тогда при переходе сделки на этап «Переговоры» менеджер получит задачу связаться с клиентом. Для письма сначала подключите почту и создайте шаблон. Подробнее в статье Digital Pipeline в amoCRM.

Все шесть шагов администратор может выполнить сам, они описаны в справке amoCRM и делаются в интерфейсе. Специалист нужен, когда задача выходит за рамки встроенных настроек. Обычно это:

• Несколько воронок со своей логикой
• Обмен данными с учётной системой, например с 1С
• Индивидуальные виджеты и работа через API

Чтобы настройка заняла меньше времени, заранее опишите процесс продаж. Нужны этапы, ответственные за каждый этап и данные, которые менеджер вносит в карточку. Цены на настройку у каждого исполнителя свои, поэтому сравнивайте предложения по составу работ и по тому, кто получит доступ к аккаунту. Исполнителя для настройки amoCRM под ключ можно выбрать в каталоге интеграторов.

Готовые виджеты выбирают в разделе амоМаркет. Они расширяют то, что настроено встроенными средствами. Для автоматизации есть подборка Триггеры и автоматизация воронки в amoCRM с триггерами, отправкой вебхуков и планировщиком. Для прав подойдут Права доступа в amoCRM, для удобной карточки Поля, поиск и интерфейс в amoCRM. В карточке каждого виджета указаны цена, пробный период и нужный тариф amoCRM. Когда аккаунт настроен, переходите к ежедневной работе в статье Как работать в amoCRM.